Desde 2019, el registro de jornada es obligatorio para todas las empresas españolas con trabajadores por cuenta ajena. Da igual que tengas dos empleados o doscientos: si la Inspección de Trabajo llama a tu puerta y no puedes enseñar los registros, la multa puede llegar a los 7.500 euros por infracción. En esta guía te contamos qué exige exactamente la ley y cómo cumplirla sin complicarte la vida.
Qué dice la ley sobre el registro de jornada
El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores para obligar a las empresas a registrar día a día la jornada de cada trabajador, incluyendo el horario concreto de inicio y de finalización. No basta con el horario teórico del contrato: hay que registrar lo que realmente ocurre cada día.
A quién obliga
A todas las empresas, de cualquier tamaño y sector, respecto de toda su plantilla: trabajadores a jornada completa, a tiempo parcial y también en teletrabajo. Solo quedan fuera colectivos muy concretos, como determinado personal de alta dirección.
Los cuatro requisitos que debe cumplir tu registro
- Diario: se registra cada jornada, con hora de entrada y de salida.
- Conservado durante 4 años: los registros deben guardarse y permanecer accesibles durante ese periodo.
- Accesible: el trabajador, sus representantes y la Inspección de Trabajo deben poder consultarlo.
- Fiable e invariable: el sistema debe garantizar que los datos no se manipulan a posteriori.
Qué pasa si no cumples
La ausencia de registro de jornada está tipificada como infracción grave en materia laboral, con multas que pueden alcanzar los 7.500 euros por infracción. Además, sin registro te quedas sin defensa ante reclamaciones de horas extraordinarias: la palabra del trabajador prevalecerá si tú no puedes acreditar su jornada real.
¿Papel, Excel o software de control horario?
La ley no impone un sistema concreto, pero en la práctica no todos valen igual:
- Hojas de papel: se pierden, se rellenan a final de mes «de memoria» y son difíciles de defender ante una inspección.
- Excel: algo mejor, pero cualquiera puede modificarlo después, exige disciplina diaria y no calcula bien acumulados ni horas extra.
- Software de control horario: cada persona ficha desde el móvil o el ordenador en el momento, el cálculo es automático, los datos quedan protegidos y los informes para la Inspección salen en un par de clics.
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